En la actualidad la mayor parte de las iniciativas
estratégicas de las organizaciones son materializadas a través de proyectos.
De acuerdo con las estadísticas publicadas por el PMI en
el PMI’s Pulse of the Profession en marzo de 2013, aún existe a nivel global un
alto porcentaje de proyectos que no alcanzan sus objetivos o que son cancelados
durante su ejecución. Esto genera que las organizaciones pierdan dinero y su
motivación en la ejecución de los mismos.
Sé que no existen recetas mágicas, pero durante mi
ejercicio como directora de proyectos, y múltiples charlas con mis colegas, he
identificado algunas prácticas que pueden reducir la brecha de proyectos
fallidos o que no cumplan con sus objetivos.
A continuación comparto lo que he denominado los 7
consejos para tener éxito en los proyectos:
1. Asociarlo a un objetivo estratégico: todo proyecto
debe buscar un beneficio para la organización, por lo que es recomendable que
se encuentren alineados a un objetivo estratégico, claramente definido y
cuantificado, que permita medir sus resultados.
2. Asignar un “Gerente de Proyecto”: la Gestión de
Proyectos es una profesión, es decir que quien ejecuta el rol debe tener una
formación específica y adecuada, contar con una serie de competencias y
habilidades complementarias que respalden el éxito de un proyecto.
3. Adoptar algún tipo de guía, metodología o práctica de
Gestión de Proyectos: es importante que la organización estructure y adapte
algún marco o guía reconocida y comprobada de Gestión de Proyectos; esto
permite tener un proceso organizado que logre estandarizar la forma cómo se
ejecutan los proyectos y aplicar prácticas avaladas en el ámbito mundial.
4. Acotar claramente el alcance: Es importante que se
busquen los espacios para que los interesados, patrocinadores y el equipo
conozcan a profundidad el alcance y los requerimientos para generar una visión
compartida, y de esta forma evitar o reducir los cambios que puedan generarse a
causa de un alcance débilmente definido.
5. Identificar oportunamente a los interesados del
proyecto y definir una estrategia para su gestión: siempre debemos determinar
los diferentes grupos de interés, definir qué y cómo los vamos a involucrar en
la ejecución, cómo los vamos a mantener informados (inclusive aislados en
algunos casos), cómo va a ser su proceso de gestión del cambio, entre otros
aspectos.
6. Mantener un espacio abierto para la comunicación: este
es uno de los factores más determinantes; cuando se da de forma abierta,
oportuna y asertiva se genera un ambiente óptimo de trabajo, comunicando la
información necesaria y constante y abriendo espacios al diálogo en todos los
niveles del proyecto.
7. Mantener una postura negociadora en pro del proyecto:
como Gerentes de Proyecto debemos velar y lograr la rentabilidad de este,
orientados al cumplimiento del objetivo estratégico al que se alineó, y debemos
adoptar una actitud negociadora, conciliadora y argumentativa para llegar a
acuerdos que al final beneficien a los resultados.
Siguiendo estos consejos, promoviendo al interior de
nuestras organizaciones una buena Gestión de Proyectos y apalancándonos de las
experiencias y buenas prácticas que otros han identificado y compartido,
lograremos mejores resultados y llevaremos a nuestra organización a un nivel
superior y más competitivo.
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Referencia:
- http://www.finanzaspersonales.com.co/columnistas/articulo/consejos-para-tener-exito-proyectos/51375
- Imagen: http://www.camarazaragoza.com/wp-content/uploads/2012/07/proyectos.jpg
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